Voyager en groupe présente de nombreux avantages par rapport à un séjour en solo, car il est souvent possible d’obtenir des tarifs réduits. Les frais inhérents à la location d’un bus, au service d’un guide sur place ou au logement sont en effet partagés par tous les membres du groupe, ce qui réduit considérablement la part de chacun.
En revanche, l’organisation d’un tel voyage n’est pas toujours simple, notamment pour les groupes de dix personnes ou plus.
Pour la personne en charge de cette tâche, il est important d’être à la hauteur et de ne rien laisser au hasard, en ce qui concerne tous les aspects du voyage, du transport au logement, en passant par le circuit et les activités sur place. Cette planification millimétrée demande du temps, de la patience et un investissement personnel, mais elle permet de jouir d’une certaine liberté dans le rythme du voyage et les activités à programmer.
Il est également possible de faire appel aux services d’un voyagiste professionnel, et dans ce cas le voyage est organisé dans les moindres détails, le groupe n’a plus qu’à profiter de chaque journée. Cependant, cette solution ne donne pas beaucoup de liberté quant au choix de l’itinéraire et des étapes du séjour.
Cet article dresse une liste de conseils et astuces pour réussir l’organisation d’un voyage de groupe.
A qui s’adresse le voyage de groupe ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les voyages de groupe ne sont pas réservés aux seuls seniors. Ils constituent même une grande tendance en ce moment. La principale raison de ce succès c’est qu’ils offrent les mêmes avantages tarifaires que les voyages organisés par les agences, tout en garantissant une liberté de programmer les activités.
Les voyages de groupe peuvent concerner des amis, des membres d’une famille, des collègues de travail, des supporters sportifs… cette formule séduit toutes les populations, aussi bien les personnes célibataires, que les couples, les seniors ou les jeunes.
On peut voyager en groupe pour fêter un enterrement de vie de garçon ou de jeune fille, assister à un mariage ou à une réunion de famille, participer à un événement sportif, voir un concert…
Les supporters voyageant pour le match de leur équipe, ou les fans qui vont voir leur chanteur préféré en concert, doivent faire attention au timing de leur arrivée, et au lieu de leur séjour par rapport à celui de l’événement, afin de ne pas rater le spectacle ou le match.
S’accorder sur les dates
Pour les voyages touristiques, dès que possible, il faut que le groupe s’accorde sur la date du voyage, et cette tâche est souvent plus compliquée qu’il n’y paraît, surtout si les participants sont nombreux. Le choix de la date doit être fait bien à l’avance, en fonction des disponibilités de chaque membre du groupe. Il est alors possible d’avoir recours à des outils de sondage partagés pour permettre à chacun de choisir les dates qui lui conviennent le plus.
Pour les voyages dédiés à un événement particulier comme un mariage, un match ou un concert, la date de départ doit être choisie en fonction de celle de l’événement.
Choisir l’hébergement
Le choix d’un hébergement approprié est une étape cruciale dans l’organisation d’un voyage de groupe. Plusieurs alternatives sont envisageables, et chaque groupe doit prendre le mode de logement qui correspond le plus au budget global, et à l’objet du voyage.
Il est possible de réserver un dortoir entier de 6 ou 8 lits, cette solution présente des coûts particulièrement bas, mais offre très peu d’intimité pour les membres du groupe.
Des hébergements plus confortables sont également disponibles, comme la location d’une villa ou d’un appartement, qui représente une solution plus économique que les chambres d’hôtel séparées. En hébergeant tout le groupe dans un même logement, les participants au voyage profitent d’un espace de vie commun, ainsi que d’une cuisine, ce qui permet de séjourner en toute convivialité, tout en bénéficiant d’un minimum d’intimité.
Si le groupe opte pour l’hébergement en hôtel, alors il est essentiel de demander à obtenir des réductions par rapport aux tarifs individuels pratiqués par l’établissement.
Partager les tâches de l’organisation
Pour réussir l’organisation du voyage de groupe, il est important que les différentes tâches soient partagées par les différents participants, au lieu de charger une seule personne de tous les aspects du séjour.
Par exemple, un membre du groupe peut s’occuper de la réservation des restaurants sur le lieu du voyage, alors qu’une autre personne peut se charger de rechercher des activités amusantes à faire une fois arrivés à destination.
Impliquer différents membres du groupe permet de libérer l’organisateur principal de tâches simples, afin de faciliter le processus dans sa globalité.
Assurer le transport du groupe
Un des aspects essentiels dans l’organisation d’un voyage de groupe est d’emmener tout le monde du point de départ vers la destination finale.
Si tous les participants au voyage partent du même endroit, alors l’organisateur peut essayer de dénicher des tarifs réduits sur les billets de transport, que ce soit en bus, en train ou en avion. Si vous partez d’une grande ville comme Lyon ou Paris, il est également possible d’avoir recours à une location de bus depuis Paris. Cette solution est encore plus économique, et offre une plus grande liberté pour le groupe.
Bien faire les comptes
Les comptes du voyage de groupe doivent être aussi clairs, précis et justes que possible. L’argent étant sans doute l’aspect le plus sensible de l’organisation du voyage, il est souvent source de discordes ou de malentendus.
L’organisateur principal ou le leader du groupe doit alors prendre en considération les budgets de chaque membre, en s’assurant que personne ne soit lésé ou obligé de dépenser plus que sa capacité.
Sur place, le mieux est de partager les divers frais du quotidien, comme les dépenses au supermarché ou les activités touristiques. Il est important d’avoir constamment les bons comptes et de garder une trace des dépenses faites par chacun, dans le cadre des frais partagés. Ceci permet de transférer la différence à celui qui aura payé un surplus, afin de garder une bonne entente dans le groupe.
Une communication claire est essentielle, par exemple en créant un groupe de discussion instantanée.
Proposer un programme d’activités flexible
L’itinéraire et les activités du voyage de groupe doivent être flexibles, pour que tout le monde s’amuse sans avoir à se forcer. Les journées trop chargées ne plaisent pas à tout le monde, surtout si le rythme est trop fatigant.
Il est préférable d’organiser au maximum deux activités par jour, comme par exemple une ballade en ville, et la visite d’un musée. Certaines activités nécessitent des réservations, comme les restaurants gastronomiques ou les soins en SPA. Il faut alors s’y prendre à l’avance, afin de ne pas être pris de court et d’être certains d’avoir des places en nombre suffisant.
Enfin, dans chaque groupe, il y a toujours des personnes qui souhaitent plutôt improviser, en laissant place à la spontanéité. L’organisation doit donc être flexible, pour que tout le monde s’y retrouve.
Organisation d’un voyage en groupe, quelles précautions faut-il prendre ?
Si l’organisation se fait par un voyagiste, alors il est indispensable de vérifier que ce dernier est en phase avec tous les aspects juridiques, à savoir une immatriculation au registre des opérateurs de voyage. Il s’agit d’une garantie que l’agence de voyages justifie des garanties financières, d’une assurance et des conditions d’aptitude professionnelle.
Un voyage de groupe doit également faire l’objet de la souscription d’une assurance voyage spéciale groupe. Cette garantie permet de déjouer les imprévus et d’effectuer un séjour en toute sérénité.
Il faut aussi lire minutieusement les conditions de vente inscrites dans le contrat de voyage, afin de détecter les éventuelles surprises, comme la fluctuation des prix, la non-conformité des prestations, ou des activités non incluses.
